Uno spreco sotto gli occhi di tutti

di Luca Berni, Executive Coach, Mentor & Trainer

 

In un periodo come questo dove ogni settore è sottoposto ad un elevato livello di pressione competitiva, rimanere sul mercato significa massimizzare i profitti riducendo i costi. Ma quali costi?

La parola “costi” genera spesso una grande ambiguità. Un’organizzazione efficiente non taglia i costi, un’organizzazione senza costi è morta per definizione, ma elimina gli sprechi. Sebbene all’apparenza possa sembrare una distinzione semplice, quando si tratta poi di entrare nell’operatività i tagli si concentrano sui costi, soprattutto quelli quantificabili, invece di andare a recuperare efficienza in quelle aree dove consumano risorse aziendali, anche in grande quantità, ma che non appaiono nel conto economico.

Se nei reparti produttivi ormai i livelli di efficienza sono davvero elevati, lo stesso non si può dire degli ambiti manageriali dove, è esperienza ormai quotidiana, proliferano riunioni, conference call, incontri più o meno informali, i cui risultati in termini di redditività non sono quasi mai misurati. Oggi le riunioni sono una delle attività di maggior spreco di denaro delle organizzazioni. Sebbene questo sia un percepito diffuso, non esistono delle vere e proprie ricerche in tal senso riguardanti le aziende italiane, ma alcuni dati relativi a ricerche USA fotografano in modo inequivocabile la situazione.

Riassumiamo brevemente alcuni numeri (fonte: Verizon Conferencing White Paper su dati forniti da Infocom):

  • Ogni giorno negli Stati Uniti si svolgono approssimativamente 25.000.000 di riunioni
  • Queste impegnano il 15% del tempo di lavoro aziendale calcolato su tutti i dipendenti (inclusi coloro che normalmente non fanno riunioni, come i reparti produttivi).
  • Un Middle Manager trascorre circa il 35% del suo tempo in riunione
  • Un Top Manager trascorre circa il 50% del suo tempo in riunione
  • Il 67% del tempo della riunione è impiegato in attività non produttive, come: distrazioni, ricezione e invio di email non collegate alla riunione, messaging o essere invitati alla riunione senza che la propria presenza sia necessaria o addirittura pertinente

Incrociando i dati si ottiene, ad esempio, che se un Top Manager guadagna 250.000 $/anno, 125.000 saranno dedicati alla retribuzione della sua attività in riunione. Ma se solo il 33% di questa è produttiva, ne segue che l’azienda sta sprecando circa 83.750 $/anno. E questo per un solo manager!

Se a questi dati si aggiungono quelli di un’altra ricerca dell’AMA American Management Association, che ha intervistato un campione significativo di Manager di medio e alto livello, per cui:

  • il 92% degli intervistati ammette di fare “multitasking” durante le riunioni
  • il 41% ammette di fare “spesso” o “sempre” multitasking in riunione
  • il 69% controlla le mail in riunione
  • il 49% ammette di essere concentrato su questioni che non riguardano la riunione

si comprende come negli Stati Uniti – dove, ammettiamolo, sono anche più efficienti di noi nel gestire i meeting – ogni anno vengano bruciati 37 Miliardi di dollari in riunioni improduttive.

Al fine di ridurre questo spreco, noi di The Coaching Pros abbiamo creato uno strumento che misura l’efficacia delle riunioni, il TMA – Team Meeting Assessment. Per questo strumento, unico al mondo nel suo genere, abbiamo sviluppato un Software dedicato, attraverso il quale è possibile produrre in tempo reale un report che fornisce le evidenze di quale sia stata la capacità dei singoli e del Team nel suo complesso di raggiungere o meno un risultato produttivo. L’assessment si basa esclusivamente sulla rilevazione ed elaborazione statistica di dati fattuali e inequivocabili.

Il TMA – Team Meeting Assessment può essere utile per diversi scopi: ridurre gli sprechi, avere indicazioni per un intervento di Team Coaching o Team Building, evidenziare i conflitti, determinare accuratamente i tempi e i modi di svolgimento per ottimizzare il lavoro, misurare l’evoluzione di un gruppo di lavoro a seguito di interventi di sviluppo e tanto, davvero tanto, altro. Inoltre, il TMA – Team Meeting Assessment è uno strumento estremamente flessibile che si adatta molto facilmente ad eventuali richieste di personalizzazione da parte dei clienti.

Se vuoi scoprire come questo strumento possa essere utile alla tua organizzazione visita www.thecoachingpros.com/tma